Conciliação bancária para empresas de brindes:fechar o mês sem surpresas

A conciliação bancária é o processo de cruzar o extrato do banco com os lançamentos do financeiro, para garantir que os dois lados contam a mesma história e identificar divergências com rapidez. Em uma empresa de brindes, ela tem particularidades.

Por que é mais difícil em brindes

• Pedidos com pagamento parcelado em etapas: entrada para iniciar a produção e saldo na entrega.
• Um pagamento para vários pedidos, ou vários pagamentos para um pedido.
• Contas a pagar a fornecedores com datas e valores diferentes do recebimento do cliente.
• Compras no cartão de crédito, que só aparecem na fatura meses depois.

O que acontece sem conciliação em dia

Para pequenas e médias empresas, a falta de um processo organizado costuma significar surpresas no fechamento do mês e dados errados na conversa com o contador. Pedido marcado como pago sem o dinheiro ter entrado, ou dinheiro entrado sem saber de qual pedido, são problemas frequentes.

O erro mais caro: o mesmo valor vinculado duas vezes

Quando a conciliação é manual, é comum o mesmo PIX ser associado à entrada de um pedido por uma pessoa e ao saldo por outra. O pedido parece quitado, mas o caixa não bate. Dois controles evitam isso:

• Travar o vínculo acima do valor do lançamento: a soma do que foi alocado a partir de uma transação nunca pode passar do valor dela.
• Impedir vínculos repetidos para o mesmo lançamento e o mesmo item.

Boas práticas

• concilie com frequência (semanal, se possível), e não só no fim do mês;
• importe o extrato em formato padrão (OFX) em vez de digitar;
• mantenha o contas a receber nascendo do pedido, para ter com o que comparar;
• registre observações nos vínculos duvidosos e trate as divergências em uma lista própria.